Descubre MICROSOFT TEAMS, el mejor aliado del teletrabajo

¿Está tu empresa preparada para el home office ?


Debido a la delicada situación actual que se está viviendo en todo el mundo, las empresas están ofreciendo la posibilidad de realizar teletrabajo a sus empleados.

Desde DQS/ apoyamos esta fórmula de trabajo desde hace mucho tiempo. Para nosotros es esencial que tanto nuestros empleados como nuestros clientes, estén intercomunicados diariamente con el objetivo de mejorar, no solo la comunicación sino la productividad. Para ello, siempre hemos confiado en una de las herramientas más potentes del mercado, Microsoft Teams.


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Microsoft, en apoyo a la situación crítica que se está viviendo, ha ofrecido el uso de Teams de manera gratuita, y desde DQS/ nos hemos unido a la causa impartiendo una sesión formativa sobre la herramienta para explicar el funcionamiento de la aplicación y cómo podrás tener acceso al software.

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Funcionalidades de Microsoft Teams

Microsoft Teams nació con el leit motive de fomentar la comunicación entre los miembros de una organización, clientes y colaboradores, para conseguir establecer un contacto permanente y de calidad, independientemente, de la ubicación en la que se encuentren cada uno de ellos.

El hecho de poder compartir documentos e información a tiempo real con todos los participantes la convierten en una de las aplicaciones con mayor relevancia en el mundo empresarial.

¿Cómo podemos acceder a la aplicación?

La interfaz de la aplicación es intuitiva, lo que permite su uso y manejo de manera sencilla. Para acceder a Microsoft Teams podemos hacerlo desde varias vertientes:

  • Plataformas móviles: Android, IOS y Windows Phone
  • Aplicación de escritorio: Windows o MacOs
  • Web: desde cualquier navegador.

En cualquiera de las tres opciones vamos a encontrar las mismas funcionalidades.

Llamadas y videoconferencias

Tanto para realizar una llamada como una videoconferencia tenemos que seguir el mismo proceso. Abrimos el chat de la persona con la que queremos contactar y elegimos la opción que deseamos:

  • Videoconferencia
  • Llamada de teléfono
  • Compartir pantalla

Una vez pulsada la acción, el interlocutor recibirá un aviso en su pantalla que le avisa de que el emisor le está emplazando a una llamada.

¿Cómo sé si mi interlocutor está disponible?

Para conocer la disponibilidad de los miembros de mi equipo Teams cuenta con diferentes estados, como podemos observar en el ejemplo. Tenemos la opción de marcar las opciones prestablecidas o definir nuestro mensaje de estado.

Hay que tener en cuenta que siempre que entres a una llamada o videoconferencia, el estado, automáticamente, se cambiará a «Ocupado». Es una manera de que tu equipo sepa que en ese momento, quizás, no puedas atender otras tareas.

¿Qué opciones tengo dentro de la llamada?

  • Añadir nuevos usuarios durante la conversación
  • Apagar/encender la web cam
  • Apagar/encender el micrófono
  • Compartir pantalla
  • Difuminar el fondo para evitar que sea visto (elemento muy útil para cuando trabajas desde casa)
  • Escribir en el chat común de la reunión

Cuando estamos inmersos en una conversación, ya sea llamada o videoconferencia, suele surgir la necesidad de visualizar material de apoyo. Gracias a las amplias funcionalidades de Microsoft Teams tenemos la opción de compartir documentación con nuestro interlocutor e ir editándola mientras se mantiene la conversación.

Durante la llamada contamos con la opción Compartir pantalla. De esta manera, mientras estamos hablando vamos a tener la posibilidad de ver, e incluso tomar el control remoto, de la pantalla de nuestro compañero. Esta opción es muy utilizada por los equipos en las reuniones grupales, ya que permite que todos los miembros visualicen al mismo tiempo el contenido.

Además, Teams ofrece la posibilidad de utilizar una pizarra virtual, desde la cuál, varias personas podrán escribir a mano desde su gadget y al finalizar la sesión podrán guardar todo lo que haya sido escrito para futuras acciones. Hay muchas personas que necesitan escribir a mano para que sus ideas fluyan y esta opción traslada al mundo 3.0. las pizarras clásicas.

Conferencias múltiples

Desde Teams puedes organizar una conferencia múltiple enviando las convocatorias a través de Outlook. La gran ventaja de esta aplicación es que te permite enviar la cita, tanto a usuarios internos de tu empresa, como a externos.

El proceso es rápido e intuitivo: creas una nueva reunión desde tu calendario de Outlook, la nombras, introduces día y hora y agregas a las personas que van a ser invitadas. Antes de enviar la solicitud tienes que añadir la opción que encontramos en la barra superior «Unirse a la reunión de Teams». En ese instante, en el cuerpo del mensaje habrá un link de acceso para que el día fijado con solo pulsar encima de él puedas entrar automáticamente en la reunión.

Gestión de equipo

Desde Teams tienes la posibilidad de poder crear equipos de trabajo en base a tus necesidades,  como podrían ser el equipo de IT, de Marketing, de ventas, etc. Pueden ser públicos, donde tendrán cabida todos los componentes de tu equipo, o privados, donde solo tendrán acceso los usuarios que hayan sido invitados.

De esta manera, todos estarán interconectados y será mucho más sencillo llevar un control total del estado de las tareas; podrás entablar conversación con ellos con un solo clic sin perder tiempo en conectar individualmente con cada uno de ellos; compartir documentos referentes al departamento y que todos estén alineados en las acciones y estados de los procesos.

Para trabajar de una manera ordenada y coordinada hay que utilizar los canales. Se trata de una distribución que los miembros del team pueden crear en base a temáticas o proyectos dentro del equipo.

Aplicaciones

Dentro del canal, tenemos la opción de agregar aplicaciones que nos permiten aumentar el número de acciones a ejecutar desde Teams.

El proceso es muy sencillo, solo hay que pulsar el + dentro del canal y agregar una pestaña. Podrás realizar la búsqueda de la aplicación que necesites e insertarla en tu equipo.

La variedad de aplicaciones que vamos a encontrar es muy amplia, desde la suite de Office 365, SharePoint (indispensable para sincronizar toda la documentación), Power BI, herramientas de Streaming, entre muchas otras.

Dentro del equipo puedes añadir la herramienta Planner que será muy útil para tener organizadas las acciones que se están llevando a cabo y que todo el equipo sepa el estado actual de todas y cada una de ellas.

Las funcionalidades de Planner son muy amplias. Desde crear cubos, agregar listas de comprobación a una tarea y comentarios, visualizar el estado y progreso de las mismas, eliminarlas, utilizar tags e incluso recibir correos electrónicos con avisos.

Además, puedes asignar la tarea a una persona concreta, establecer fecha de vencimiento, conocer la prioridad de ejecución y adjuntar documentos, entre muchas otras.


Si tienes cualquier tipo de duda o consulta relacionada con éste u otros productos no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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