Cómo adjuntar un archivo en la ficha del cliente en Dynamic 365 FO

¿Se puede adjuntar un archivo en la ficha del cliente en D365FO?

Todos los formularios de D365FO tienen habilitada la funcionalidad para adjuntar documentos, que pueden ser notas, archivos adjuntos y enlaces, entre otros. Adicionalmente, se pueden incluir las notas en los documentos que se imprimen, como por ejemplo en pedidos de compras.

La gestión de documentos se puede usar para tener un mayor control de la administración de una empresa. Sirve para adjuntar notas y referencias de documentos en registros. Es recomendable usar Complementos de Office para Microsoft Dynamics AX para integrar la gestión de documentos y crear plantillas de documentos Microsoft Word y Microsoft Excel que usan datos Microsoft Dynamics AX.


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Cómo configurar la gestión de documentos

Para llevar a cabo la configuración y una buena gestión de los documentos es necesario:

1. Activar la gestión de documentos. Hay que activar la funcionalidad de gestión de documentos y la gestión de documentos para tablas específicas. 

2. Especificar un directorio de archivo de documentos. Se puede especificar un directorio de archivo para almacenar los documentos y configurarlo al gusto de cada uno.

3. Especificar las secuencias numéricas para los documentos. Es conveniente determinar las secuencias numéricas para los documentos. Asimismo, es importante seleccionar un código de secuencia numérica para cada referencia.

4. Especificar los diferentes tipos de archivo. Hay que controlar las extensiones de nombre y los parámetros de la administración de documentos. A modo de consejo, es conveniente agregar los archivos adicionales que los clientes deben de adjuntar en sus registros.

5. Crear o importar tipos de documentos. Para llevar una buena gestión de los documentos es de vital importancia categorizarlos y llevar un buen registro. Además, ayuda a guiar el documento al usuario pertinente o a la cola de elementos de los trabajos adecuados.

 Fuente: www.microsoft.com

Por qué adjuntar archivos en las fichas de los clientes

Cuando se manda un archivo a un cliente, es importante adjuntar los documentos pertinentes en la ficha. De este modo, el archivo adjunto debe añadirse a la factura final para tener en cuenta los movimientos contables. Y se puede adjuntar diferentes tipos de archivos que contengan texto, imagen o vídeo a una ficha y a un documento para los clientes.

Es muy útil adjuntar archivos en los pedidos de compra para almacenar la factura de un proveedor, como un archivo PDF en la factura de la compra relacionada.

Adjuntar archivos o notas en las fichas de los clientes es una forma de añadir apuntes o instrucciones especiales para que sean leídas y comprendidas correctamente.

En definitiva, habilitar la función para adjuntar documentos en las fichas de los clientes es importante para poder mantener un mayor control de la documentación relacionada con un usuario. Además, es una forma de incluir enlaces y notas en las fichas pertinentes.

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