¿Cómo puedo configurar la seguridad en Dynamics 365 for Sales?

La seguridad es uno de los principios básicos de Dynamics 365 for Sales. Por esta razón, todo aquel usuario que quiera formar parte del equipo de datos del propio CRM debe contar con una licencia de la plataforma.

¿Cómo pueden introducirse cuentas de usuarios en Dynamics 365 y roles de seguridad?

Las cuentas de usuarios en Dynamics 365 for Sales se crean desde el centro de administración. Cuando se elabora un determinado perfil, éste tendrá acceso solo a las funcionalidades de Customer Service que le hayan sido asignado según su rol.

Sin embargo, y aquí es donde se deja claro que no se puede acceder sin licencia, cada nuevo perfil debe ir vinculado a uno de estos permisos. Por esta razón, no se puede formar parte del equipo sin la autorización pertinente.

Los usuarios se generar en O65 y se les tiene que asignar una licencia de D365 y en ese momento se le dará el rol de seguridad.


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¿Qué pasos se deben seguir durante este proceso?

Cuando se lleva a cabo la creación de un usuario, se le genera un ID y una contraseña  temporal que este deberá modificar a su gusto. Además, se le enviará un correo electrónico para notificarle que dicha cuenta ya ha sido validada.

En el perfil personal aparecerá numerosa información. Parte de la más relevante será tanto la denominación del usuario como el nombre completo, así como la dirección, el teléfono, el correo electrónico o el fax, si dispone. Básicamente, se obtendrá una ficha técnica que resumirá los datos principales de cada una de las cuentas.

¿Cómo agregamos usuarios y roles de seguridad?

Para agregar un nuevo cliente, se deberá acceder al formulario «nueva cuenta de usuario«. Un requisito imprescindible es disponer de algún cupo libre. Cuando se alcanza un límite de la licencia, ya no se podrán añadir nuevos perfiles y habrá que solicitar una nueva.

Por otra parte, a nivel de seguridad, existen algunos roles que se atribuyen por defecto. Por esta razón, es importante que se desactive esta opción en el caso de que no sea el objetivo que se tenga.

De hecho, los propios roles de seguridad se pueden personalizar con total libertad. Para ello, será necesario ir a configuración, seguridad, usuarios y buscar la opción de administrar roles.

En este sentido, uno de los cambios más habituales es el de compartir el rol de administrador entre diferentes perfiles para, de este modo, no centrar la responsabilidad en solo una persona.

En conclusión, una de los aspectos más importantes para formar parte de un equipo en Dynamics 365 for Sales es el hecho de poseer una licencia activa, requisito indispensable para poder compartir información y asumir el rol de administrador.


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