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Microsoft Dynamics 365: cómo implementarlo de forma exitosa

Hay varios desafíos para los tomadores de decisiones en el proceso de adquirir e implementar cualquier aplicación. Estos incluyen comprender realmente lo que están comprando, asegurarse de que la solución cumplirá con los objetivos que han motivado la implementación y obtener el máximo retorno de la inversión. En este sentido, Microsoft Dynamics 365 no es una excepción. Para aportar un poco de luz sobre este proceso, se presenta una guía de cinco puntos para implementar su suite de manera exitosa.

Implementando Microsoft Dynamics 365

Sin más dilación, se revisan los aspectos más destacados de la implementación del ERP de Microsoft.

1. ¿Qué solución se está comprando?

En primer lugar, es conveniente preguntarse «¿realmente sé lo que estoy comprando?». Microsoft Dynamics 365 cubre una amplia gama de aplicaciones, desde para finanzas y recursos humanos hasta servicios y proyectos de campo. También se encuentra dentro de un ecosistema más amplio de Power Platform, Microsoft 365 y AppSource.

En lugar de concentrarse en una aplicación específica, es mejor considerar qué problemas se está tratando de resolver y cómo se necesita que se resuelvan.

La suite de Microsoft puede abordar casi todos los requisitos de gestión de una empresa. La atención, por tanto, debe centrarse en los beneficios que traerá a la organización, ya sean más ingresos, menores costes o permitir una toma de decisiones más rápida, entre otras ventajas.

2. Investigar y adaptar la suscripción

Comprar Microsoft Dynamics 365 sin el soporte de una consultora es poco ventajoso, especialmente si no se dominan los conceptos que definen el sistema de suscripción de la compañía.

En el nivel más básico, se paga un precio por usuario y por mes. Sin embargo, se pueden seleccionar extras que permiten alinear con más precisión el paquete a las necesidades del negocio.

Por otro lado, al implementar Dynamics 365, se debe decidir qué volumen del proyecto se hará internamente y externamente por parte del socio de TI. En un mundo que vive una rápida transformación digital, es necesario revisar y modificar el enfoque con regularidad:

  • Para las soluciones basadas en ERP (finanzas, cadena de suministro y centro de negocios) y, en cierta medida, las plataformas operativas (recursos humanos, servicio de campo y operaciones de proyectos), es necesario que los procesos centrales sean consistentes desde la puesta en funcionamiento. Esto requerirá un desglose detallado de las tareas troncales y analizar si se pueden implementar internamente.
  • Alternativamente, algunas de las aplicaciones de Dynamics 365 se benefician de la innovación continua (nuevos campos, procesos y operaciones) para abordar los requisitos en constante evolución. Esto requerirá un enfoque más ágil en la colaboración y desarrollo de los técnicos internos.

3. Training desde todos los ángulos

La formación es un requisito básico del proceso de implementación. Todavía existen algunos desafíos. A menudo, los empleados no han recibido formación sobre sistemas informáticos desde hace tiempo, si es que alguna vez lo han hecho. Es posible que no tengan mucha práctica para aprender los entresijos de un nuevo sistema.

Sea como sea, los usuarios deben participar en el proceso para beneficiarse de él. Tomar notas, hacer capturas de pantalla y hacer preguntas son signos positivos de la aceptación de la nueva solución. También es importante que la consultora diseñe ejercicios para probar el nivel de comprensión, en lugar de simplemente mostrar cómo funciona el programa. Y debe ofrecer manuales de procesos que sirvan como documentación de consulta a largo plazo.

4. Preparación meticulosa de los datos para la migración

La migración de datos es un desafío importante en este contexto. Primero, se deben establecer expectativas. Es muy difícil justificar la migración de todos los datos. Es posible que una gran parte de ellos no estén limpios y el formato puede ser diferente. Además, la necesidad de consulta disminuye rápidamente con el tiempo. No obstante, por motivos legales y comerciales, es posible que sea necesario conservar los datos durante un período de tiempo definido.

Otro problema frecuente es que los datos se hayan deteriorado más de lo esperado, especialmente si ha pasado algún tiempo desde que la empresa los revisó por última vez. La limpieza y ordenamiento son una parte del proyecto que requiere mucho esfuerzo y un desafío, pero es fundamental hacerlos bien.

5. No omitir las pruebas de aceptación del usuario

Las pruebas de aceptación del usuario, también conocidas como pruebas beta o de usuario final, pueden ayudar con la validación del software. ¿Realmente este se alinea con los objetivos de la empresa? Los usuarios clave de la organización saben con mucha certeza qué necesitan en su día a día para llevar a cabo su labor de la forma más eficiente. El nuevo entorno de gestión resultante debe ajustarse a sus requerimientos.

DQS/, partner de Microsoft de confianza

Para terminar, es conveniente recordar que implementar Microsoft Dynamics 365 con garantías es un proceso que requiere de una planificación meticulosa y, en la mayoría de los casos, de la colaboración de un socio TI experimentado en esta clase de intervenciones.

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