En Dynamics 365 for Sales, ¿se pueden cargar listas de contactos, cuentas y demás archivos de forma ágil y sencilla?

Muchos usuarios de Dynamics for Sales cuentan con información relevante en sus sistemas internos por lo que buscan importar los contactos y los datos a esta nueva herramienta, tanto para tenerla centralizada como para poder contrastarla.

¿Se pueden importar todos estos datos? La respuesta es sí. Es posible cargar listas de contactos, aunque primero es necesario asegurarse de que esta información está en un formato compatible con Dynamics for Sales, herramienta que presenta grandes beneficios para las empresas debido a las facilidades de usabilidad que tiene.

Formatos admitidos

Los archivos pueden ser .CSV (valores separados por comas) o bien plantillas de Microsoft Excel. En caso de querer utilizar esta segunda opción, tanto online como offline, los usuarios podrán encontrar plantillas para hacerlo en la web de Microsoft.

Preparar el archivo

A la hora de introducir los datos de cada contacto se deben rellenar unas categorías que serán muy útiles a la hora de almacenar la información. Debemos tener presente que alguna de ellas son de obligado uso. Éstas son las principales que debemos rellenar:

– «Cuenta»: «Nombre de cuenta».

– «Contacto»: «Apellidos».

– «Cliente potencial»: «Tema», «Apellidos» y «Nombre de la compañía».

– «Producto»: «Unidad predeterminada», «Unidad de venta» y «Decimales admitidos».

Proceso de importación desde Excel

Para realizar la importación de datos desde Excel, hay que buscar el apartado de «Configuración» y luego seleccionar allí la pestaña de «Importar Datos». Después, se debe seleccionar el tipo de archivo, Excel en este caso, y ya entonces se pasa a examinar los documentos para buscar el archivo. Una vez agregado, las casillas se rellenarán con los datos que aparecen en las tablas.

Importar desde un formato .CSV

Se debe repetir la misma operación en el apartado de «Configuración», pero en este caso al elegir el tipo de archivo seleccionamos .CSV.

En el caso de que los datos hayan sido guardados usando nombres de categorías diferentes, es posible que el programa las señale para adaptar las diferencias. Se trata de procesos que se pueden realizar fácilmente y que se vuelven cotidianos con el uso reiterado.

Además, el software permite clasificar esta información cargada según criterios de interés, para priorizar unos contactos sobre otros, por ejemplo.

En el programa se puede apreciar el estado de la importación de nuestros archivos, que puede ir desde «enviado» hasta «completado». Una vez que la importación esté completa, el propio sistema notificará si existen errores o fallos parciales que requieran una corrección.

Como hemos podido observar, importar contactos con Dynamics 365 for Sales es sencillo e intuitivo. Trabajar de esta manera nos permite realizar seguimientos y clasificar la información sacando  el máximo provecho a los contactos y las interacciones en beneficio de nuestros tiempos de trabajo.

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