flujo de información con Sharepoint

¿Qué es Sharepoint y para qué sirve? Descubre todas sus ventajas

SharePoint es una herramienta software de gestión de contenidos y documental. Está disponible dentro del paquete de Office 365 de Microsoft, es accesible a través de navegador y permite compartir toda la información gestionada por cualquier compañía de forma sencilla, rápida e intuitiva.

Una herramienta para mejorar la productividad

Con esta herramienta, las empresas pueden mejorar su productividad y eficiencia, ya que pueden crear y administrar sus proyectos de manera compartida, segura, colaborativa y eficiente. Se trata de una de las plataformas más robustas de las que existen actualmente en el mercado y en constante crecimiento.

Sharepoint aporta muchas ventajas y funcionalidades dirigidas tanto al usuario final como a los editores o administradores de la herramienta. Entre sus ventajas más importantes destacan las siguientes:

Mejora la comunicación interna y externa de la empresa

Sharepoint facilita que los trabajadores puedan comunicarse y colaborar como nunca antes se había visto. A golpe de clic, se puede crear, editar y personalizar contenido de una manera intuitiva.

Acelera los flujos de trabajo

Es una herramienta que mejora la eficiencia del personal al facilitarles crear sus propias webs de departamento. Esto hace que se aceleren los flujos de trabajo y la automatización de muchos procesos internos, ya que se evita tener que externalizar proyectos.

Mayor flexibilidad

Esta aplicación permite acceder a cualquier documento desde cualquier dispositivo, desde cualquier ubicación y a cualquier hora. Lo único que se necesita es tener conexión a Internet. Además, simplifica el flujo de contenidos o documentos y puede llegar a automatizar pequeñas tareas.

¿Sharepoint puede ser un portal corporativo?

SharePoint se puede utilizar como portal corporativo para, por ejemplo, compartir noticias o novedades de la empresa, o también puede ser un repositorio de datos. Por lo tanto, será una herramienta muy útil que aportará valor a la empresa con una inversión mínima y, al mismo tiempo, obtendrá un beneficio muy superior. Y no solo se puede crear contenido. También se pueden generar listas y bibliotecas de datos, entre muchas otras opciones. SharePoint actuará como un sistema centralizado de administración de contenido y así los trabajadores podrán almacenar y compartir su información.

Lidera transformaciones dentro de la empresa

Siempre es positivo contar con nuevas herramientas potentes dentro de la empresa. Sobre todo cuando se van a beneficiar todos los departamentos. Y esta será una herramienta que podrá utilizar cualquier miembro del equipo: desde el responsable de informática, al técnico de marketing o al diseñador gráfico. Cada persona encontrará en ella funciones nuevas que pueden mejorar la productividad de sus tareas. Todo el equipo será consciente de las novedades que esta herramienta ha aportado y valorará la iniciativa. Además, como introducíamos anteriormente, mejorará el rendimiento dentro de la empresa y hará que los procesos puedan ser más colaborativos.

También es destacable el hecho que SharePoint puede habilitar la gestión de registros o el soporte de metadatos, y todo ello con una conexión en remoto.

¿Cómo poner en valor las herramientas de Microsoft?

Sharepoint se adapta de manera flexible con otras herramientas de colaboración ubicadas en la nube y aplicaciones de Microsoft 365. Por ejemplo, se pueden llevar a cabo colaboraciones útiles entre Sharepoint y Strem o entre Teams y Sharepoint. Una manera más de acelerar procesos e interconectar departamentos dentro de la empresa.

Promueve la innovación

Muy relacionado con el punto anterior, si los empleados de la empresa descubren todas las facilidades que aporta la herramienta o cómo pueden trabajar con ella y con otras de Microsoft, esto generará que piensen en nuevas ideas y las lleven a la práctica. Es decir, mejorará la innovación y la creatividad de todos los empleados que tengan acceso a ella y que tengan ganas de aprender y de crecer en su puesto de trabajo. Además, reforzará la retroalimentación de todos los equipos.

Mayor participación 

SharePoint promueve la participación conjunta y puede dar lugar a consolidar las reuniones de lluvia de ideas dentro de cada departamento. Como más de una persona puede estar trabajando dentro de un mismo documento, será habitual que los empleados se pongan en contacto para compartir ideas o recibir feedback de los documentos creados. Además, el seguimiento en tiempo real ayudará a poder fijar mejor las metas y establecer mejor los calendarios de acciones.

La información estará segura

Al ser una herramienta de Microsoft, todos los documentos contarán con un respaldo de seguridad y serán accesibles de forma segura desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.

Empezar a utilizar Sharepoint

SharePoint es una de las herramientas de Microsoft 365 que facilitan y potencian el trabajo en equipo, optimizan la productividad y generan nuevas oportunidades dentro de la empresa. Las empresas que estén buscando rentabilizar los procesos del negocio encontrarán en Sharepoint un gran aliado. Ayudará en el crecimiento de la empresa, en la productividad de los empleados y en la generación de todo tipo de informes o documentos.

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