Mujer de negocios utiliza dispositivo digital

Prepara tu empresa para la migración a Microsoft Dynamics 365

Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) ofrece enormes ventajas, especialmente teniendo en cuenta la aceleración del proceso de digitalización que tiene lugar en la actualidad. En este sentido, Microsoft Dynamics 365 reúne un conjunto de aplicaciones esenciales para cualquier negocio. Sin embargo, migrar hacia esta plataforma requiere de cierta preparación por parte de la empresa.

¿Qué debe tener en cuenta una organización que esté lista para avanzar con la implementación de Dynamics 365? Se revisa esta cuestión en los siguientes puntos.

Revisión del proceso empresarial

Una preparación y una planificación cuidadosas constituyen la hoja de ruta hacia el éxito de la implementación de Dynamics 365. Algunas cuestiones como las siguientes son básicas:

  • Experiencia del usuario final.
  • Personalizaciones necesarias.
  • Elegir un sistema de registro basado en el tipo de datos que maneja la empresa.
  • Colaboración entre proveedores para garantizar una implementación exitosa.

También es esencial reunir un equipo de empleados de cada departamento (usuarios clave) que opinen sobre el plan de implementación del ERP. Este paso es crucial para comprender qué procesos comerciales se pueden automatizar con el proyecto, identificar los objetivos y el alcance de la implementación. Si es posible, es recomendable estudiar ejemplos de sistemas ERP de la competencia para tener una idea de las mejores prácticas del sector.

Revisión del software

El equipo de proyecto debe realizar una revisión integral de las características y capacidades de Dynamics 365 para:

  • Familiariarizarse con todos los aspectos de la solución ERP.
  • Identificar competencias y brechas de habilidades.
  • Verificar qué procesos manuales se automatizarán.
  • Realizar las modificaciones necesarias antes del lanzamiento.

Las entrevistas con empleados clave del departamento pueden brindar información valiosa sobre cómo los procesos actuales funcionan juntos y automatizarlos de manera efectiva con el nuevo sistema.

Preparar los datos

También se deben revisar los registros financieros históricos en la implementación de Dynamics 365 para crear un plan de migración de datos. Se ha de eliminar la información obsoleta e innecesaria. Esta «limpieza» de datos garantiza que el nuevo sistema ERP proporcione un valor óptimo. Para aliviar el estrés por los cambios en las herramientas y los procesos, es fundamental:

  • Establecer expectativas realistas.
  • Mantener abiertos los canales de comunicación para garantizar una ejecución fluida de la implementación.

Test y formación

Una vez que el equipo haya practicado con una base de datos de muestra para validar la salida del sistema, se ha de probar la precisión y asegurarse de que las integraciones y las interfaces funcionen correctamente antes de comenzar a formar empleados. Dado que las empresas tienen diferentes necesidades y objetivos, no existe una metodología de formación ideal. Algunas organizaciones emplean formación presencial, mientras que otras utilizan un formato online.

Cualquiera que sea el enfoque formativo, es conveniente:

  • Capacitar a miembros del equipo expertos en tecnología para ayudar a los usuarios de nivel inferior. Esto libera al departamento de TI para manejar problemas más importantes.
  • Ofrecer incentivos para completar la capacitación en persona o en línea a tiempo. Se pueden utilizar incentivos monetarios y no monetarios para motivar a los empleados y hacer que el proceso sea más divertido.
  • La gamificación es otra forma divertida de impulsar el compromiso.

Otro consejo útil es convertir la documentación del proceso y las hojas de referencia en procedimientos operativos estándar actualizados periódicamente a los que los empleados puedan acceder en cualquier momento.

Para terminar, se recuerda que se necesitarán cambios y modificaciones a lo largo del camino. Pero si se crea un entorno óptimo de antemano que prepare de la mejor forma a las personas y los sistemas, la implementación de Dynamics 365 puede ser una sinfonía armoniosa que guíe a la organización hacia el futuro.

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