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Microsoft Teams: Cómo grabar reuniones y transmitir eventos

Microsoft Teams es una plataforma diseñada para grabar y transmitir eventos. Es la alternativa del gigante tecnológico Microsoft para competir con otras iniciativas, como Zoom o Google Meets. La alternativa Teams se destaca sobre la competencia por una gran cantidad de razones. Conviene atender detenidamente sus prestaciones para descifrar por qué tantos negocios prefieren utilizar dicho servicio.

¿Qué ventajas tiene Microsoft Teams sobre otros servicios?

Las razones para preferir esta solución de Microsoft pueden enumerarse en 5 puntos clave. Desde prestaciones de colaboración hasta ventajas para empresas, abarca todo tipo de escenarios:

  1. Chat y colaboración fluida: gracias a los diferentes paneles, es posible interactuar de manera fluida con los asistentes al evento, ya sea de forma pública o privada.
  2. Reuniones y eventos masivos: la plataforma Teams posibilita videoconferencias de hasta 250 personas y eventos online de hasta 10 mil asistentes. Asimismo, provee de subtítulos en tiempo real para eliminar posibles barreras a la comunicación.
  3. Integración con los demás servicios: uno de los puntos fuertes de Microsoft es que destaca como multiplataforma. Las reuniones y eventos pueden concatenarse sin problema con otros servicios de Microsoft Office 365. Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Planner y Yammer son solo algunos ejemplos.
  4. Seguridad, ante todo: en el mundo hiperconectado actual, la seguridad online es una preocupación frecuente. Esta aplicación ofrece cifrado de datos en reposo y en tránsito, así como autentificación multifactorial para blindarse ante cualquier posible intrusión.
  5. Solución profesional para profesionales: al servicio de atención 24/7 se le suman otras ventajas para empresas. Crear, administrar y compartir vídeos es muy fácil en el contexto organizativo. Ya sea para el futuro o para los que no pudieron asistir, la información estará disponible.

¿Cómo transmitir eventos en vivo en la plataforma?

Para transmitir un evento online es necesario una serie de requisitos. El panel de configuración de un evento en vivo requiere rellenar los siguientes campos:

  • Título del evento.
  • Ubicación, si es necesaria.
  • Fecha y hora de inicio y término.
  • Datos relevantes, información a tratar, descripción…
  • Invitados. Posteriormente será necesario especificar si se trata de un evento privado, restringido a una organización o 100% público.

También es posible personalizar otros factores. Además de calendar la actividad, Microsoft Teams permite:

  • Activar grabación para los asistentes.
  • Seleccionar el idioma y la traducción simultánea de los subtítulos.
  • Generar un informe de interacción de los asistentes.
  • Moderar preguntas y respuestas.

¿Cómo grabar y ver reuniones ya acontecidas?

Cualquier llamada o reunión puede ser grabada para su posterior difusión. Esta se produce y almacena directamente en la nube, en particular en OneDrive y SharePoint. Para activar, detener y buscar la grabación, solo hay que seguir estos sencillos pasos:

  1. Iniciar la grabación en el panel de opciones: los tres puntos de “Más Acciones”, “Iniciar Grabación”. Los asistentes serán notificados.
  2. En el mismo menú desplegable está contenida la acción “Detener Grabación” o “Detener Transcripción”.
  3. Si es una reunión de canal se guardará en SharePoint. Todas las demás irán a OneDrive. Estas no caducan y pueden ser consultadas accediendo a la plataforma correspondiente.

Es importante tener en cuenta algunos condicionantes para las grabaciones:

  • Se detendrán automáticamente después de 4 horas.
  • Es preciso tener una licencia acreditativa o pertenecer a la misma organización.
  • No es posible realizar varias grabaciones de la misma reunión. Una única copia estará en la nube disponible para todos los participantes.

Teniendo estas consideraciones en cuenta, transmitir en vivo y grabar reuniones es una tarea sencilla. Microsoft Teams está concebido para cumplir y exceder todos los requisitos de las organizaciones en ese sentido. Dado el contexto actual, donde la presencialidad está en entredicho, es imprescindible contar con el mejor soporte para la interacción online.

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