¿Los Portales de Dynamics 365 for Sales consumen licencia para los usuarios autenticados?

A la hora de  comenzar a utilizar Dynamics 365 for Sales, algunos consumidores tienen dudas respecto a los permisos de los usuarios, pero los portales del sistema no consumen licencias de usuarios ya autenticados por el propio sistema. La explicación es sencilla tal y como se puede apreciar a continuación.

Crear un licencia

Todo empieza al crear una licencia de uso de Microsoft 365, que, además, será valida no sólo para Dynamics 365 for Sales, sino para todos los programas específicos de la suite. En la mayoría de aplicaciones del sistema se autoriza por instancia atendiendo a ciertos parámetros.

Otorgar acceso a usuarios de Dynamics 365

Se puede dar el caso de que una persona posea un usuario que utilice regularmente, pero sea invitado a acceder al portal de otra persona o a otro programa de Dynamics 365. En este caso, se realizan ajustes de configuración para otorgar privilegios a estos usuarios. De este modo, pueden acceder a las funciones restringidas que se autoricen desde su propia licencia.

¿Pueden acceder usuarios sin licencia de Dynamics 365?

Los usuarios de Microsoft 365 pueden acceder a regiones de Dynamics 365 sin pagar, siempre que se les haya autorizado y que cuenten con una licencia gratuita. Ésta les permite realizar una serie limitada de tareas. Puede ser útil a la hora de recibir colaboraciones puntuales si una persona necesita ayuda para de organizar su base de datos, por ejemplo.

¿Podemos ejecutar cualquier acción en un portal ajeno?

La respuesta es no. Existen funciones en cada aplicación del sistema que están restringidas para la mayoría de usuarios ajenos. Para poder realizar esas tareas, será frecuente necesitar un rol de seguridad asignado. En este papel se asignarán privilegios, como se mencionaba anteriormente. Otras veces, los usuarios que son miembros del equipo de la empresa pueden recibir privilegios que solo les autorizan a leer y crear ciertos apartados. Sin embargo, este formato no les permite modificar o acceder a toda la información. De este modo se pueden encontrar, por ejemplo, funciones restringidas en los correos electrónicos.

Mientras una persona trabaja en una empresa, utiliza dichos portales según los privilegios que le hayan concedido y su información pasa a almacenarse en una nube corporativa. En caso de abandonar el proyecto, se le revocaría su posibilidad de acceso con privilegios y se eliminaría la información relativa a su cuenta de usuario en el portal.

Para facilitar las entradas y la salida de usuarios con licencia en el sistema de una empresa, se pueden instalar, además, grupos de seguridad. Estos sirven para controlar qué usuarios acceden a instancias determinadas.

Queda patente que Dynamics 365 for Sales permite que usuarios del sistema, y de fuera, accedan a portales. Pueden hacerlo sin utilizar su propia licencia para el portal de empresa o con una licencia gratuita limitada.


DQS/, expertos técnicos y funcionales en productos Microsoft Dynamics 365


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