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Cómo crear flujos de trabajo en Dynamics 365

Hoy en día, todas las empresas buscan implementar la solución óptima que mejor se adapte a sus necesidades. Y por eso existen los flujos de trabajo, que son útiles porque automatizan los procesos de negocio sin una interfaz de usuario. Los profesionales suelen utilizar procesos de flujo de trabajo con el objetivo de iniciar dichas tareas sin la necesidad de ninguna interacción.

A continuación, se explicará cómo buscar procesos de flujo de trabajo, cuándo comenzarlos y si hay que ejecutarlos como procesos en tiempo real o bien en segundo plano. También se comentará qué flujos de trabajo de acciones se pueden realizar y las condiciones para llevarlas a cabo.

¿Qué es Dynamics 365 y qué incluye?

Dynamics 365 Customer Engagement incluye varios flujos de procesos de negocio listos para que se usen en escenarios de negocios habituales. Es necesario agregarlos correctamente al sistema y utilizarlos como están o modificarlos para que se adapten a las necesidades de cada negocio.

¿Qué son las fases y pasos del flujo de trabajo?

Cuando se diseñan flujos de trabajo, existe la opción de incluir la lógica que se desea utilizar en diferentes fases y pasos. Por un lado, las fases tienen como objetivo simplificar la lectura de la lógica del flujo de trabajo y la explican. Sin embargo, las fases no afectan a la lógica ni al comportamiento de los flujos de trabajo.

Por otro lado, los pasos son una unidad de lógica de negocios en un flujo de trabajo. Además, pueden incluir diferentes condiciones, acciones y otros pasos, así como una combinación de estos elementos.

¿Cómo se crean los flujos en Dynamics 365?

Hay que hacer clic en Configuración, luego dirigirse a Flujos de trabajo de [nombre del módulo]. En la página de lista que aparece, justo en el Panel de acciones, hay que hacer clic en Nuevo.

En la página Crear flujo de trabajo, se debe seleccionar el tipo de flujo de trabajo que se pretende crear y luego, hacer clic en Crear flujo de trabajo. Y de este modo, aparecerá el editor de flujo de trabajo.

¿Cómo se configuran las propiedades del flujo de trabajo?

Hay que seguir estos pasos para configurar las propiedades del flujo de trabajo:

  1. Hacer clic en el lienzo para asegurarse de que no haya ningún elemento de flujo de trabajo seleccionado.
  2. Hacer clic en Propiedades para abrir la página de Propiedades correspondiente al flujo de trabajo.
  3. Seguir los procedimientos del tema Configurar propiedades del flujo de trabajo.

¿Cómo se hace la resolución de los errores o advertencias?

En el panel de errores y advertencias, que está ubicado en la parte inferior del editor de flujo de trabajo, se muestran los mensajes que han sido generados. Para encontrar el elemento en el que se produjo un error o bien una advertencia, hay que hacer doble clic en el mensaje. Antes de poder activar el flujo de trabajo, es necesario resolver todos los errores y advertencias que haya para que los resultados sean los deseados.

Crear un flujo de proceso de negocio paso a paso

Estos son los pasos a seguir:

  1. Comprobar que se tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema. Es conveniente tener este tipo de permisos o equivalentes.
  2. Abrir el explorador de soluciones.
  3. Seleccionar Procesos.
  4. Seleccionar Nuevo.
  5. En el cuadro de diálogo Crear proceso, rellenar los campos que sean convenientes: nombre, la categoría, entidad…
  6. Darle al botón de Aceptar. De este modo, se crea el nuevo proceso y el diseñador de flujo de procesos de negocio se abre con una sola fase.
  7. A continuación, se pueden agregar las fases y pasos de cada uno que sean convenientes
  8. Para agregar una rama condicional hay que arrastrar el componente Condición de la pestaña, es decir,  todos los componentes hasta un signo + entre dos fases.
  9. Para agregar un flujo de trabajo, también hay que arrastrar el componente a la fase que se desee desencadenar al entrar o salir.
  10. Una vez editados a medida cada uno de los apartados, hay que validar el flujo de proceso de negocio, seleccionando Validar en la barra de acciones.
  11. Para guardar el proceso como borrador mientras se sigue trabajando en él, seleccionar Guardar en la barra de acciones.
  12. Para activar el proceso y ponerlo a disposición de todo el equipo, seleccionar Activar en la barra de acciones.
  13. Para proporcionar control sobre quién puede crear, leer, actualizar o eliminar la instancia de flujo de proceso de negocio, seleccionar Editar roles de seguridad en la barra de comandos del diseñador. Hay que especificar los privilegios que tiene cada uno seleccionando los botones adecuados y guardando siempre.

En definitiva, es el momento de apostar por herramientas de automatización para que el trabajo sea hecho de manera eficiente y rápida. Y sobre todo, con el mínimo esfuerzo posible e intervención del usuario. Hoy en día hay un gran abanico de posibilidades para gestionar flujos de trabajo con efectividad.

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