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Cómo conectar Power BI con Microsoft Dynamics

El programario de Power BI es uno de los más completos del mercado, pues permite conectarse a casi cualquier fuente de datos y, de este modo, combinar las distintas fuentes de datos externas. En este sentido, se puede conectar con Microsoft Dynamics, como una de estas posibles bases de datos externos. Para entender bien cómo hacerlo, primero ha de conocerse cómo funciona Power BI para poder hacer dicha conexión de datos.

¿Cómo conecta los datos Power BI?

Hay múltiples capacidades que ofrece este programa al hablar de conexión a fuentes de datos. De todas formas y tamaños, Power BI permite métodos generales de conectividad (fuentes de archivos de Excel, XML, CSV; con bases de datos como IBM DB2, Oracle, SQL; con otros servicios, como Azure; con servicios en línea como SharePoint). Dentro de este último grupo es donde entran los servicios de Microsoft Dynamics. Se trata de un conjunto de aplicaciones ERP y CRM orientadas a la administración de empresas. Dicho conjunto se ofrece como un producto SaaS y se caracteriza por poseer la capacidad de integrarse con varias de las aplicaciones más populares y usadas de Microsoft.

Integrar Power BI con Microsoft Dynamics

Como ya se ha dicho, se puede usar Microsoft Dynamics, también conocido como Dynamics 365, como fuente de origen de datos para la elaboración de informes en Power BI. Para empezar con dicha integración, se necesita tener la URL de acceso a la API en Dynamics. Será a través de esta a partir de la que se podrá acceder (desde la misma aplicación Power BI) y desde la que se va a proceder a la recogida de los datos.

  1. En primer lugar, desde el Desktop hay que hacer clic en la opción «Get data» y, acto seguido, seleccionar «OData» como fuente de datos. Después, si todo sale como está previsto, se debería desplegar una ventana que pide la URL de la cuenta de Dynamics con un aspecto similar a: https://nombredetudynamics.dynamics.com/api/data/v8.2/. 

  2. En segundo lugar, hay que ingresar con el usuario y contraseña habitual de Office y empezar a importar los datos de las tablas o de los formularios requeridos. Una de las ventajas es que permite que si, por ejemplo, no se quieren importar todas las columnas de datos de las tablas, puede procederse a seleccionar únicamente las que se necesitan. La mejor manera para hacerlo es complementar la URL, que ha sido usada en el paso previo, de la manera siguiente:
    https://nombredetudynamics.dynamics.com/api/data/v8.2/nombredetabla?$select=nombrecolumna1,nombrecolumna2,nombrecolumna3 (Este es un ejemplo para ilustrar si se busca seleccionar solo 3 de las columnas). Entonces, el resultado final de la URL sería: https://nombredetudynamics.dynamics.com/api/data/v8.2/accounts?$select=select=marketcapbase,address2freighttermscode,accountid 

Este conjunto de símbolos lo que hace es indicar al programa que importe datos de la tabla o formulario «account», pero solamente las de aquellas columnas seleccionadas. De este modo, lo que se consigue es mejorar el rendimiento y los tiempos de respuesta al cargar los datos, ya que solamente se cargan aquellos que se han seleccionado y que, por lo tanto, son requeridos.

Finalmente, es importante resaltar las ventajas que Power BI ofrece como sistema para recopilar datos y hacerlos más visuales de una manera más inmersiva, interactiva y atractiva. Esto facilita con creces la profundización y análisis de los datos financieros y operativos de las empresas. Como se ha comentado, su capacidad de incluir fuentes de datos desde múltiples fuentes le convierte en una herramienta con un gran potencial para la mayoría de ellas. Por eso, mediante la integración con Microsoft Dynamics se demuestra que es una buena oportunidad que las empresas deberían tener en consideración. Apostar por invertir en conocer más las aplicaciones y usos de Power BI y sus capacidades en el entorno empresarial es un acierto garantizado.

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