Integración Chats y Canales de Teams con CRM

Microsoft Teams: ¿Cómo integrar los chats y canales de Teams con CRM?

Cada vez cobra más sentido la denominación “Dynamics 365” para el ecosistema de Business Applications de Microsoft. Y es que la última actualización de Power Platform nos trae una integración de Teams que a mi parecer… es una maravilla, y lo mejor de todo, es que era algo que muchos clientes estaban demandando y esperando.

¿Y qué es lo que vamos a poder hacer desde nuestras aplicaciones de Microsoft Dynamics CE en referencia a Teams?:

  1. Vamos a poder editar un registro de Dynamics 365 dentro de una conversación de Teams
  2. Mientras chateamos, podemos compartir registros de Dynamics 365
  3. Añadir notas y actividades dentro de un registro de Dynamics desde un chat o un canal de Teams
  4. Poder recibir llamadas de Teams desde el propio CRM
  5. Crear citas con enlace a Teams Meeting desde CRM (Sí!, por fin!)

Como veis, hay unas cuantas novedades respecto a la integración de Teams con Microsoft Dynamics 365 a nivel colaborativo, así que en este artículo vamos a intentar centrarnos solo en los Chats y Canales de Teams, y ya en otra ocasión abordaremos el resto de las funcionalidades.

Bien, primero que nada, comencemos configurando en la herramienta la integración de Dynamics con Teams.

1. Accederemos a la aplicación Centro de Ventas:

2. En el menú de la aplicación, cambiamos de pestaña de “Ventas” a la de “Configuración de la aplicación”.

3. En la sección de “Configuración hacemos click en “Charlar y Colaborar”:

4. Activamos las opciones que queremos probar:

  • El primer check “Activar la vinculación de registros de Dynamics 365 a los canales de Microsoft Teams” nos sirve para que podamos anclar registros de nuestra Power App (como podría ser un contacto o una oportunidad) a los canales de Teams. También sirve para integrar documentos entre Dynamics 365 y Teams
  • El segundo check “Activar la integración mejorada de Microsoft Teams” permite activar la versión «mejorada”. “¿Y cuál es la diferencia?”
  • Si solo tenemos activado el primer check que es la integración básica, la integración solo nos permitiría anclar un registro o una vista a un canal desde dentro Microsoft Teams.
  • Si activamos la mejorada, además de lo que ofrece la básica, permite conectar un registroo una vista a un canal de equipo mientras a la vez puedes seguir trabajando en cualquiera de las power apps (Dynamics Sales, Dynamics Customer Service).
  • El tercer check “Activar etiquetas confidenciales” tiene efecto si tenemos activada la integración mejorada. Permite crear teams privados y poder agregar etiquetas de confidencialidad.
  • Por último, la opción “Activar los chats de Microsoft Teams dentro de Dynamics 365 (versión Preliminar)”. ¡Ojo con esto último, aún está en BETA!
  • Se va a poder configurar en qué entidades se puede vincular un Chat de Teams:

CHATS DE TEAMS

Bueno, una vez configurado, veamos como se ve en nuestra aplicación. Si accedemos de nuevo a la aplicación, veremos que en la parte superior derecha se ha añadido un nuevo icono con forma de “bocadillo”:

Este icono nos da acceso a nuestros chats que tenemos iniciados en Teams, pero sin salir de la herramienta de Dynamics 365. Es decir, voy a poder estar chateando con mis compañeros de organización mientras navego por mi power App como podría ser Sales o Customer Service:

¿Habéis tenido un chat privado alguna vez en LinkedIn?, pues la visualización de las conversaciones te va a recordar mucho a ello:

Si os fijáis en el listado de conversaciones, nos separa en dos listas los tipos de conversación:

  • Chats vinculados a registros: son conversaciones iniciadas a partir de un registro de Dynamics 365 dentro de la aplicación.
  • Otros Chats: son el resto de las conversaciones que teníamos iniciadas desde Teams.

Vincular un Chat de Teams a un registro de Oportunidad:

Cuando entramos a un registro cualquiera (que se haya configurado para poder vincular chats de Teams, en este caso una oportunidad) y queremos vincular un chat para que quede enlazado, solo es cuestión de abrir la integración de Teams. En el mismo menú, nos aparecerá un botón llamado “Nuevo chat Vinculado”, dónde tendremos que seleccionar:

  • Participantes
  • Nombre de chat
  • Elegir o no enviar un mensaje de introducción

Al darle a Iniciar Chat, automáticamente se nos abre un cuadro conversación de Teams, tanto en Dynamics 365 como en el propio Teams de Escritorio:

Dynamics 365:

Teams:

CANALES DE TEAMS

Después de haber visto como funcionan los chats de Teams integrados con Dynamics 365, vamos a ver como podemos también colaborar a través de los Canales.

Dentro de los registros, también podremos ver un nuevo botón llamado “Colaborar” y con el icono de Teams.

Al darle, seguiremos la secuencia de pasos que nos pide hasta crear un Canal de Teams, vinculando este registro al mismo.

Antes de darle a “Introducción”, debemos tener habilitado que el explorador permita abrir Pop-up o podrá darnos un error de conexión.

En este paso se nos pedirá si queremos vincular el registro a un Equipo existente, o bien crear uno nuevo:

Una vez creado o elegido el equipo, lo siguiente es seleccionar un Canal existente o bien crear un canal nuevo dentro del equipo de Teams. Si creamos un nuevo canal, podremos hacerlo privado:

El siguiente paso es añadir miembros del equipo al Canal:

Nos aparecerá una ventana de carga como esta:

Una vez finalizada la configuración, nos solicitará abrir Teams. Y ahí veremos que ha creado el nuevo Equipo, con el canal y los miembros. Desde Teams tendremos acceso directo al registro de Dynamics 365:

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