Sistema ERP: Definición y tipos

Sistema ERP: Definición y tipos

Sistema ERP: Definición y tipos

La actividad de una empresa recibe, genera y envía gran cantidad de datos que es necesario organizar, gestionar y/o estudiar. Muchos de ellos son comunes y se necesitan en diferentes áreas de trabajo o departamentos. Existe una interrelación entre ellos por lo que es importante tener algún sistema que permita el manejo e intercambio de toda esa información de forma eficaz y sin riesgos.

En una organización empresarial, que en general, suele ser por departamentos, cada uno necesita trabajar con su propio programa, con las características singulares de su área. Cada equipo tiene su propio programa de gestión, software de contabilidad, otro para recursos humanos, otro de facturación…

Sin embargo, existen software que integran la gestión de datos de todos los departamentos.

¿QUÉ ES EL SISTEMA ERP?

Un ERP es un tipo de software que permite a los negocios manejar el flujo de información de su organización.

ERP es un acrónimo cuyas siglas proceden del inglés, enterprise resource planning. En español significa sistema planificación de recursos empresariales.

Estos programas se hacen cargo de la gestión interna de la empresa abarcando desde la administración hasta producción y distribución.

Está indicado para cualquier tipo de empresa, desde una multinacional a una PYME.

El carácter modular de un ERP permite, por parte del proveedor, diseñarlo según las necesidades de la empresa. Y ésta puede ir implementando poco a poco los diferentes módulos que, en general, coinciden con los departamentos.

Una buena organización y gestión de los datos y la información que tiene una empresa da unas ventajas respecto a sus competidores. Las ventajas que aporta un EPR son varias:

  • Tener una base de datos dónde quedan recogidos y a disposición de los distintos departamentos y tareas: gestión de stocks, control comercial y de ventas, gestión financiera y contable, trámites con instituciones como la emisión de impuestos.
  • Mejorar la eficiencia de las operaciones y tratamiento de datos automatizando procesos, por ejemplo acelerando la elaboración de informes, utilización de menos papel.
  • Eliminar errores y duplicidades en la toma y traspaso de datos.
  • La trazabilidad: Controlar mejor el producto en su paso por toda la cadena de valor.
  • Mejorar la seguridad y el acceso a la información, pudiéndose hacer de forma remota.
  • Facilitar las operaciones de la empresa reduciendo los costos de administración.
  • Inventarios actualizados.
  • Competitividad.
  • Mejor comunicación con los clientes.
  • Control de las cuentas en tiempo real.

TIPOS DE ERP

Podemos distinguir varios tipos de ERP según diferentes conceptos de clasificación.

Teniendo en cuenta donde se instala el software distinguimos dos tipos:

  • ERP on premise: el software se instala en la propia empresa, en un servidor y con una infraestructura que la misma empresa prepara. La empresa lo compra y queda al cargo de ella la actualización y mantenimiento.
  • ERP en la nube o Software as a Service (SaaS): el software no se compra ni instala en la empresa, sino que se contrata y se paga por mes de uso y usuarios, por el servicio, mantenimiento y actualización.
  • ERP híbrido: combina las dos modalidades anteriores. Se puede trabajar desde la nube con unos datos y aplicaciones, pero otros están on premise, se trata de trabajar a dos niveles.

En función de su concepción podemos distinguir entre:

  • Genéricos: el sistema lo pueden emplear empresas de diferentes sectores.
  • Pre-parametrizados: se adapta al sector según las necesidades específicas del sector empresarial al que va dirigido.
  •  Individualizados: se diseña de forma exclusiva para una compañía concreta.

En función del tamaño de empresa al que vaya dirigido:

  • ERP para pequeñas empresas: permite ir más allá del uso de hoja de cálculo y gestionar algunos ámbitos desde la nube.
  • ERP para la median empresa: estos software llevan incorporadas herramientas para poder hacer análisis de datos y amplía el número de ámbitos o departamentos sobre los que trabaja.
  • ERP empresarial: necesitan un sistema más potente y sólido con un mayor número de funciones analíticas incorporadas. Pueden trabajar on premise, en la nube o de forma híbrida.

En el mercado se encuentran disponibles varias opciones según características y precios, referido al tipo de actividad que vaya dirigido y su lugar de procedencia. Destaca:

  • Microsoft Dynamics: situado en la nube de la multinacional Microsoft. Se puede integra con los productos de Microsoft Office.

A día de hoy, cualquier empresa, sea del tamaño que sea, necesita un ERP. Forma parte de los elementos indispensables del negocio. Por eso merece la pena tener en cuenta que va más allá de ser un producto en el que hay que invertir.

La mejor elección será el ERP que agilice, facilite, simplifique, reduzca errores, apoye los procesos administrativos y haga análisis de resultados.

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