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¿Cuándo debo usar SharePoint, OneDrive o Microsoft Teams?

¿Cuándo debo usar SharePoint, OneDrive o Microsoft Teams?

Microsoft pone a disposición de los usuarios una gran cantidad de programas enfocados al trabajo colaborativo y de comunicaciónSharepoint, Teams y OneDrive tienen funcionalidades parecidas, por lo que pueden generar confusión en el momento de seleccionar cuál de ellos hay que usar.

Es por eso que, en este artículo, se detallan los programas para llevar a cabo trabajos colaborativos con Microsoft viendo sus funciones y ventajas.

¿Qué es Sharepoint, qué ventajas tiene y cuándo usarlo?

Sharepoint es un producto de Microsoft que engloba una serie de herramientas basadas en la web y destinadas a construir soluciones empresariales. Sharepoint puede utilizarse en la nube con Sharepoint online o implementarse de forma local en la red de una empresa.

Sharepoint está integrado las herramientas de Microsoft Office 365

Ventajas de usar Sharepoint

Las herramientas de Sharepoint ofrecen la posibilidad de crear soluciones alternativas para las organizaciones, entre las que es posible destacar:

  • Aplicaciones de colaboración.
  • Motor de flujos de trabajo.
  • Almacenamiento de datos.
  • Aplicación de business intelligence.
  • Soluciones de intranet y extranet.
  • Plataformas de desarrollo.
  • Gestor de contenido empresarial ECM y contenido web CSM.
  • Administrador de portales.

Sharepoint ofrece una variedad de aplicaciones según la necesidad de cada proyecto, como listas y tareas. Es interactivo, fácil de usar y es ideal para múltiples usuarios.

¿Cuándo usar Sharepoint?

Cuando se necesite crear un sistema de colaboración profesional dentro de una empresa, Sharepoint es la opción adecuada.

El uso de Sharepoint es perfecto para poder compartir archivos, ya que permite dar accesos en función de los perfiles de los usuarios de forma que cada persona pueda acceder a unos servicios concretos.

En una intranet corporativa es necesario disponer de un portal del empleado que incluya elementos dinámicos e interactivos. Con Sharepoint se ofrece la posibilidad de configurar un portal del empleado personalizable, dependiendo del departamento o área de especialización.

Otro de los usos más habituales de Sharepoint es como plataforma para aplicaciones de Business Intelligence.

Sharepoint como gestor de contenido ECM ofrece herramientas para administrar y organizar todo el contenido de la empresa a lo largo de su ciclo de vida.

Con Sharepoint es posible gestionar y manejar todo tipo de contenido web, haciendo uso de herramientas sencillas que permiten generar y publicar en la web, con una estructura y diseño coherentes en todos los sitios.

¿Qué es Teams, cuáles son sus ventajas y cuándo usarlo?

Microsoft Teams es una herramienta profesional destinada a la comunicación instantánea entre dos personas o entre grupos. Todos los participantes acceden a proyectos de trabajo que son comunes a toda la empresa, de forma que posean toda la información.

Teams es la solución ideal para incluir la conversación instantánea integrada en un entorno organizativo que trabaje con Office 365, proporcionando la interacción y seguridad necesarias para ello.

Ventajas de usar Teams

Cualquier empresa que use Microsoft Teams tendrá a su alcance una potente herramienta que permite la óptima comunicación entre todos los trabajadores de la empresa. Algunas de sus ventajas a este nivel son:

  • Chat que incluye bots configurables. Son chats para grupos a los que pueden acceder todos las personas que forman el equipo de trabajo.
  • Acceso a los documentos de Office 365. Con Teams es posible compartir los documentos de las distintas herramientas de Office de forma rápida y sencilla.
  • Videollamadas en dispositivos móviles que pueden ser compartidas con otros miembros del equipo, creando así grupos de llamadas.
  • Integración con aplicaciones externas que permiten ampliar las capacidades del equipo de trabajo es una gran ventaja de Teams.
  • Mejora las reuniones. Utilizando Teams para las reuniones de trabajo todo es mucho más sencillo. Además, al finalizar la reunión se creará una documento donde se resuma lo que ha pasado en dicha reunión.
  • Reduce el volumen de correos electrónicos. Una consecuencia del uso de Teams como herramienta de comunicación de los equipos de trabajo de la empresa es la disminución del volumen de correos gracias al uso de los chats.

¿Cuándo usar Teams?

Teams ofrece muy buenos beneficios para las empresas y organizaciones. Por una parte, permite aumentar la productividad gracias a agilizar tareas colaborativas. Además, ofrece la posibilidad de una comunicación rápida y eficaz entre los distintos trabajadores.

Teams es ideal para fomentar la comunicación de los grupos de trabajo, evitando, por ejemplo, tener que buscar en numerosos correos electrónicos. Con Teams se pueden crear equipos o grupos de trabajo que tengan la posibilidad de escribir por un chat y comentar en tiempo real los distintos aspectos de un proyecto.

Teams incluye una gran cantidad de herramientas para que los miembros de un grupo de trabajo puedan llevar a cabo fácilmente sus labores dentro de un proyecto.

Se puede concluir que Teams es ideal para utilizar en pequeños equipos de trabajo e incluso para la colaboración entre distintos grupos.

¿Qué es OneDrive, cuáles son sus ventajas y cuándo usarlo?

OneDrive es, principalmente, la solución de Microsoft para el almacenamiento en la nube. Se encuentra totalmente integrado con Office 365. En el caso de activar una suscripción al paquete ofimático de Microsoft, se disfrutará de 1 TB de almacenamiento en OneDrive.

Ventajas de usar OneDrive

Las principales ventajas de utilizar OneDrive son:

  • Integración total con Word, Excel, Powerpoint, Onenote y, en definitiva, con Office 365.
  • La sincronización automatizada con varios dispositivos.
  • Acceso rápido y fácil a los archivos almacenados.
  • Permite compartir todo tipo de documentos y archivos para llevar a cabo trabajos en grupo.

¿Cuándo usar OneDrive?

OneDrive es perfecto para guardar todos los trabajos realizados en Office 365, además de otros archivos.

Normalmente, OneDrive se utiliza como espacio de trabajo individual, compartiendo puntualmente algunos archivos de forma personalizada.

¿Se pueden utilizar las tres opciones al mismo tiempo?

Estas tres herramientas de Microsoft comparten algunos elementos, pero no son excluyentes, por lo que su uso a nivel conjunto es viable y recomendable. Es posible combinar las tres para así crear una plataforma conjunta con la que se diseñe una manera de trabajar única, completamente adaptada a las necesidades concretas de la empresa.

Existe la posibilidad de utilizar las tres soluciones integradas, con el objetivo de mejorar el trabajo colaborativo dentro del entorno empresarial.

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