¿Cómo puedo diseñar flujos en Power Automate?

¿Cómo puedo diseñar flujos en Power Automate?

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Como su antecesor (Microsoft Flow), el programa de diseño Power Automate se considera una herramienta muy potente a la hora de configurar todo tipo de detalles de lógica. Si bien es cierto que muchos procesos comparten un mismo modelo, existen distintas variaciones en cuanto a la organización.

Visio también puede ayudar en el ahorro de tiempo, ya que permite crear un modelo de flujo de trabajo inicial a partir del cual los otros usuarios podrán ajustarlo de manera personalizada.

¿Qué requisitos previos de aplicación necesita?

Los requisitos para disfrutar de Power Automate son, en primer lugar, poseer una cuenta y, por lo tanto, la aplicación de escritorio de Microsoft Visio (su versión es en inglés). También se recomienda tener experiencia en el uso y manejo de esta aplicación a fin de garantizar unos resultados mejores y más efectivos.

¿Qué proceso se ha de seguir para realizar un diseño?

El proceso para empezar a diseñar un flujo de trabajo en Visio también es muy sencillo. En primer lugar, hay que iniciar sesión en la cuenta de usuario de Power Automate y, seguidamente, seleccionar las plantillas en el panel que se encuentra a la izquierda.

Una vez dentro, hay que seleccionar «Visio» en el menú de la lista. Acto seguido, se debe escoger la plantilla «Diagrama de BPMN» de flujo básico en la lista de plantillas de Visio que aparecen en pantalla.

Aquí es importante tener en cuenta que Visio dispone de una función que advierte al usuario de posibles archivos que podrían dañar el dispositivo y su sistema operativo. Sin embargo, si se está seguro de que el archivo no es maligno, simplemente hay que seleccionar «Sí» en el mensaje de advertencia para que este desaparezca.

Después, se inicia el diseñador y, mediante las formas básicas de BPMN, ya es posible empezar a diseñar el flujo de trabajo.

¿Cómo se exporta el flujo de trabajo?

Para preparar el flujo de trabajo para exportarlo a Power Automate, hay que seguir un proceso distinto al anterior. Dentro de la pestaña «Proceso», se debe elegir la opción «Preparar para la exportación» en el grupo de iconos Power Automate.

Una vez se ha abierto, en la pestaña «Asignación de Flow» del mismo grupo, hay que asignar el diagrama de BPMN a los controles de Power Automate.

Después, en la pestaña «Desencadenadores y acciones» del grupo «Prepararse para la exportación», se asigna el diagrama de BPMN a los desencadenadores y las acciones de Power Automate. Para ello, se seleccionan cada una de las formas y, a continuación, el desencadenador o una acción para representar esa forma en Power Automate.

Así pues, se observa como, entre sus muchas funcionalidades, Power Automate es una herramienta muy útil y efectiva de esbozar la lógica del flujo antes de empezar a crearlo.

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