Automatiza documentos con plantillas de Word en D365 for SALES

Automatiza documentos con plantillas de Word en D365 for SALES

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Dynamics 365 for Sales es una magnífica herramienta para la gestión de las ventas en la empresa. Entre otras muchas funcionalidades, ofrece la posibilidad de asignar plantillas de Word a sus formularios. Así se generan documentos de manera más rápida, sencilla y unificada. Estos documentos pueden ser, por ejemplo, un presupuesto de ventas o un contrato de proyecto.

1. Cómo crear la plantilla de Word

El uso de plantillas de Word unificadas ofrece al cliente una imagen coherente de la empresa. Esto se debe a que todos los trabajadores utilizan las mismas. Una vez hechas estas plantillas, basta con rellenarlas automáticamente a través de Microsoft Dynamics 365. Para realizarlas, hay que seguir estos sencillos pasos.

1.1. Autentificar el papel de administrador del sistema

En primer lugar, el trabajador debe autentificarse como administrador del sistema en Dynamics 365 Sales.

1.2. Moverse por el mapa del sitio

Una vez se ha entrado en el mapa del sitio, hay que dirigirse a «Configuración de ventas».

1.3. Buscar «Opciones avanzadas»

En esta pestaña, debe seleccionarse «Plantillas de Excel y Word». Seguidamente, hay que elegir «Nueva plantilla» y después «Plantilla de Word». Finalmente, debe hacerse clic en «siguiente».

1.4. Elegir entidades

El siguiente paso es escoger las entidades relacionadas en el cuadro de diálogo denominado «Elija entidades relacionadas». Así, podrán agregarse automáticamente los datos de esas entidades.

Una vez seleccionada la entidad, se pasa al siguiente nivel: «Descargar». Tras ello, se crea un archivo de Word con esos datos. A continuación, hay que activar la casilla «Cargar la plantilla más adelante». Para hacerlo después, basta con ir a la lista de plantillas y hacer clic en «Cargar plantilla».

2. Habilitar la pestaña desarrollador

Tras abrir el archivo de plantilla de Word, aparece un documento en blanco. Entonces debe irse consecutivamente a «Archivo», «Opciones» y «Personalizar barra de opciones». Finalmente, hay que activar la pestaña «Programador». Se acepta y esta última casilla ya aparece en la barra de opciones de Word.

3. Definir la plantilla

Para ello, hay que seleccionar en la propia plantilla de Word las opciones «Programador» y «Panel de asignación XML». Tras seleccionar el archivo que se desea, tiene que expandirse la pestaña de la entidad y hacer clic con el botón de la derecha para seleccionar los campos que se quieren añadir. A continuación, hay que ir a «Insertar control de contenido» y luego a «Texto sin formato».

4. Volver a cargar la plantilla de Word

Una vez creada la plantilla, se guarda para cargarla a través de la página «Configuración avanzada». Y todos los usuarios pueden verla mediante la pestaña «Plantillas de Word».

En conclusión, se pueden usar plantillas de Word para automatizar documentos y utilizarlos con Dynamics 365. Son una herramienta muy útil e intuitiva de manejar.

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