Errores implantación de un ERP

6 errores que debes evitar al implementar un ERP

6 errores que debes evitar al implementar un ERP

Cuando se habla de ERP, se hace referencia al concepto de planificación de recursos empresariales. Se trata de un software utilizado para la gestión de procesos en las organizaciones que permite administrar todas las actividades del negocio: finanzas, cadena de suministro, operaciones, comercio, creación de informes, fabricación, gestión de los recursos humanos, etc.

En el caso de que la implantación de un ERP acabe de una forma no deseada, los efectos son devastadores y el coste del proyecto se multiplica. Algunas empresas se dan cuenta tarde de que el ERP elegido no es funcional, por lo que se debe repetir el proceso. Esto, a su vez, conlleva la duplicidad del presupuesto inicial ya realizado.

Estos sistemas afectan transversalmente a la empresa. Es decir, los ERP engloban tanto a los procesos empresariales como a los trabajadores. Eso significa que, en caso de producirse un error de gravedad, toda la organización se puede ver paralizada.

¿Cuáles son los principales errores en la implantación de un ERP?

En este apartado se van a exponer los errores más importantes que se producen durante la puesta  en marcha de un ERP y las consecuencias que conllevan a nivel económico.

1. Deficiente planificación y falta de implicación por parte de la empresa contratante

Muchas empresas se dejan llevar por la presión de implantar un ERP en el negocio sin tener una estrategia clara. La planificación previa es fundamental para conocer los procesos internos del negocio y sacar el máximo partido al ERP.

Para que esto sea posible, hay que contar con un equipo implicado en el que estén los representantes de todos los ámbitos de la empresa y llevar a cabo una auditoría interna de sus procesos. Además, la metodología de implantación utilizada es clave en los costes y plazos de ejecución.

2. Desconocimiento del potencial de la herramienta

Algunas empresas se hacen la siguiente pregunta al realizar la implementación de un ERP: ¿es importante que los futuros usuarios reciban formación? Sí, ya que cuando no se conoce realmente todo lo que la herramienta es capaz de hacer, aparecen diversos problemas. En este sentido, los programas formativos son fundamentales para garantizar el éxito, pues permiten que los usuarios que vayan a usar la herramienta se capaciten adecuadamente.

Por otro lado, es importante controlar de forma periódica las funcionalidades del ERP para corroborar que se está sacando el máximo rendimiento del software. Y por supuesto, a lo largo de este análisis continuo se deberán realizar pruebas para que se puedan ver las adaptaciones del ERP a los procesos del negocio.

3. Falta de implicación por parte de la empresa implantadora (contratada)

¿Es importante contratar los servicios de una empresa profesional y con experiencia para activar un ERP? La respuesta es sí, lo es. No apostar por una compañía seria y especializada puede acarrear graves consecuencias. Pese a que es posible acudir a los tribunales si falla el proyecto de implantación por culpa de la empresa contratada, los honorarios legales son elevados y no siempre se garantiza el éxito.

4. No asignarle al proyecto la prioridad debida

Otro de los errores más comunes es pensar que la puesta en marcha del ERP es un proyecto de carácter informático, por lo que no se visualiza como un plan integral y estratégico para el crecimiento de la organización.

Un proyecto de estas dimensiones no incluye únicamente recursos tecnológicos y de infraestructura, el activo más valioso es siempre el capital humano que afecta a distintos departamentos de la organización.

5. Deficiente migración de datos

El proceso de migración de datos se ha vuelto cada vez más complicado. Una mala ejecución puede tener consecuencias graves durante la implantación de un sistema de planificación de recursos empresariales. Algunos de los costes que se pueden producir son:

  • Costes debidos al tiempo de desconexión: Cuando no se programa de forma óptima, este tiempo puede llegar a ser muy costoso. En el caso de las pequeñas y medianas empresas, alcanza un promedio de 20 000 euros por hora, mientras que, en las instituciones de e-commerce de clase empresarial, crece hasta la desorbitada cantidad de 7,5 millones de euros por hora.
  • Costes por aplazamientos: Si no hay migración, no hay tiempo de desconexión, pero este ahorro puede ser superado por los costes adicionales que se vayan creando a largo plazo. Por ejemplo, si una empresa decide demorar un proyecto por la complejidad de la migración, está condenada a perder mucho más de lo que ganará. Además, un equipo antiguo suele ser menos eficiente y más susceptible a fallos.
  • Coste por tiempo de personal: Programar la migración para hacerla durante el fin de semana o bien llevarla a cabo fuera de la jornada laboral evita desconectar los sistemas durante horas de trabajo, pero eleva el coste de las horas extra.
  • Costes provocados por errores en la validación: Estos fallos conllevan demoras en la identificación de los problemas y caros periodos de desconexión.
  • Costes por la pérdida de datos: Los analistas del sector afirman que más de una tercera parte de las empresas han perdido datos durante una migración, y aproximadamente la mitad de dichas pérdidas se convierten en un importante gasto económico.

6. Querer arrancar el proyecto antes de tiempo

Cuando no se respetan los plazos de implantación del ERP y se pone en marcha el proyecto antes de estar al 100 % operativo, aparecen varios problemas que, a posteriori, son mucho más difíciles de solucionar. Por este motivo, resulta fundamental activar el sistema una vez esté totalmente implementado y se sepa con seguridad que funciona de forma óptima.

El ERP Microsoft Dynamics 365 es una herramienta que ofrece lo mejor en relación con la planificación de recursos empresariales para un negocio. En este sentido, permite conectar todos los datos para obtener de forma continua informaciones que ayudan a responder rápidamente a los cambios.

En conclusión, estos son los errores más importantes que se cometen a la hora de poner en funcionamiento un ERP. Para evitarlos, lo más adecuado es confiar en empresas profesionales y con experiencia en el sector.

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