Proyectos empresariales

5 beneficios de administrar eventos online con Dynamics 365 Marketing y Microsoft Teams

5 beneficios de administrar eventos online con Dynamics 365 Marketing y Microsoft Teams

Con Microsoft Dynamics 365 Marketing se pueden crear, ejecutar y hacer un seguimiento sencillo e intuitivo de los eventos que genera una empresa. Además, el pasado mes de agosto se incluyeron mejoras en la integración con Microsoft Teams, tales como actualizaciones de rendimiento y mejoras en la funcionalidad de exportación de formularios. Utilizando esta herramienta se pueden crear eventos, administrar oradores, sesiones y logística, así como habilitar el registro de eventos y administrar todos los procesos.

Esta publicación recoge los principales beneficios que aporta estas herramientas.

1. Es una herramienta de gestión de eventos fácil de usar

La creación y gestión de eventos con Dynamics 365 Marketing y Microsoft Teams es fácil, intuitiva y tiene una inteligencia empresarial integrada. Desde la misma herramienta se pueden planificar eventos empezando por la creación de un registro de eventos. Este mismo registro cuenta con una guía que irá mostrando cada paso que se tiene que llevar a cabo en la planificación de eventos, que recopila todos los detalles de planificación y que proporciona enlaces a registros relacionados.

Tras crear el registro del evento, se puede configurar el equipo que formará parte del mismo y administrar quienes serán los ponentes, cuántas sesiones habrá, y de qué duración, y configurar los pases del evento.

Algo a tener en cuenta es que el registro de asistentes es totalmente sencillo y todos los usuarios se pueden registrar incluso cuando se hayan desactivado los campos de registro personalizados. Además, existen varias plantillas para crear un nuevo usuario, aunque también se puede hacer desde cero. ​

2. Es un sistema integrado de eventos online

Puede ser útil crear un sitio web con toda la información del evento en línea para que los asistentes revisen la información del evento y se puedan registrar. Además, esta web se podría integrar con Dynamics 365 Marketing y Microsoft Teams para que toda la información que faciliten los asistentes aparezca en el sistema. Así estarán integradas todas las comunicaciones antes, durante y tras el evento. De esta manera será mucho más fácil coordinar y difundir el mismo. El público estará totalmente conectado, y la empresa tendrá el registro de las comunicaciones que se están enviando y cuál está siendo su respuesta.

Al estar toda la información integrada, se podrá crear un reporte del evento para conocer incluso la hora de salida de los contactos si un usuario abandona un seminario web antes de la hora prevista.

3. Toda la información del evento en un mismo sistema

A la hora de transmitir el evento online, se podrá configurar como seminario web de Microsoft Teams, como Evento activo de Teams o como Reunión de Teams. Existen varias opciones para escoger la que más se adapta al tipo de acontecimiento que se va a llevar a cabo.

Sea cual sea el tipo de evento, uno de los grandes beneficios es que se puede mantener toda la información sobre el evento en una misma herramienta: logística, emisión de invitaciones y/o entradas, sesiones, oradores, duración, patrocinadores (si hay), etcétera. De esta manera, todo el equipo podrá coordinar mejor el evento y los diferentes departamentos de la empresa estarán conectados y compartirán la misma información.

4. Se pueden permitir presentadores externos

La administración de eventos con Dynamics 365 Marketing y Microsoft Teams es muy sencilla, ya que incluye una nueva funcionalidad muy útil: un botón de alternancia para permitir presentadores externos. Esto permite que intervengan presentadores anónimos y, además, ya no será necesario que los planificadores de eventos tengan que agregar a los presentadores como usuarios invitados en eventos en directo.

5. Se pueden aprovechar diferentes herramientas de marketing

Al haber una integración entre Dynamics 365 Marketing y Microsoft Teams, se pueden organizar y publicitar los eventos, generar una web y aprovechar recursos del marketing online como el envío de emails o la creación de workflows para dar al conocer el acontecimiento.

Será mucho más sencillo conseguir el mayor número de público posible y ampliar la captación de clientes potenciales. Se llegará al objetivo de público marcado gracias a todas las comunicaciones que se pueden hacer. Además, permite tener un control total de los inscritos y de quienes todavía no han respondido al evento.

Además, la organización será mucho más sencilla y se podrá evaluar fácilmente la rentabilidad de la inversión que ha supuesto la creación del evento. Tras cada encuentro se generarán una serie de datos a analizar: personas inscritas, personas que finalmente han formado parte, generación de clientes potenciales, etcétera.

¿Cómo simplificar la administración de eventos con Dynamics 365 Marketing y Microsoft Teams?

Todos estos beneficios demuestran la utilidad de la unión entre Dynamics 365 Marketing y Microsoft Teams para crear eventos online que se pueden gestionar de manera eficiente. Se pueden conocer todos los datos de los asistentes y utilizar esta información para interactuar con los usuarios y obtener la información. ¡El evento online será un éxito!

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